Wat is een RFP?
Een Request for Proposal (RFP) is een document waarmee je bureaus of leveranciers uitnodigt om een voorstel te doen voor een project. In de digitale wereld gaat het meestal om websites, online marketing trajecten, platforms of technische infrastructuur.
Een goede RFP bespaart je weken onderhandeling. Een slechte RFP levert voorstellen op die niet vergelijkbaar zijn, prijzen die nergens op gebaseerd zijn, en een selectieproces dat maanden duurt.
Wanneer heb je een RFP nodig?
Wel:
- Budget boven €25.000
- Meerdere afdelingen betrokken bij de beslissing
- Je wilt minimaal 3 partijen vergelijken
- Compliance of procurement vereist een formeel proces
Niet:
- Budget onder €10.000 — een goed gesprek is effectiever
- Je weet al met wie je wilt werken — dan is een RFP theater
- Het project is te vaag om te beschrijven — eerst een audit of discovery doen
Structuur van een goede RFP
1. Context en achtergrond
Wie ben je, wat doe je, wat is de aanleiding voor dit project? Geef genoeg context zodat een bureau begrijpt in welke wereld je opereert — zonder een jaarverslag te schrijven.
Vermeld:
- Branche en omvang
- Huidige digitale situatie (wat heb je nu?)
- Aanleiding (waarom nu?)
- Stakeholders en beslissers
2. Scope en doelstellingen
Wat moet er gebeuren en wat wil je ermee bereiken? Wees zo concreet mogelijk over het resultaat, niet over de methode.
Goed: “We willen dat 40% van onze leads via organisch verkeer binnenkomt binnen 12 maanden.”
Slecht: “We willen een SEO-strategie.” (Dat is een methode, geen doel.)
3. Eisen en randvoorwaarden
Technische eisen, integraties, compliance, toegankelijkheid, talen, hosting-voorkeuren. Alles wat niet-onderhandelbaar is.
Tip: onderscheid must-haves van nice-to-haves. Een bureau dat alles als must-have ziet, prijst zichzelf uit de markt.
4. Tijdlijn
- Wanneer moeten voorstellen binnen zijn?
- Wanneer zijn presentaties?
- Wanneer moet het project live?
Wees realistisch. “Website in 4 weken” is niet serieus als je RFP-proces al 6 weken duurt.
5. Budget (ja, vermeld het)
De meest controversiële sectie. Veel opdrachtgevers willen geen budget noemen (“dan gaan ze er tegenaan zitten”). Maar zonder budget-indicatie krijg je voorstellen die variëren van €5.000 tot €150.000 voor hetzelfde project. Dat is niet vergelijkbaar.
Vermeld een range. “Budget indicatie: €30.000-€50.000” geeft bureaus genoeg om een realistisch voorstel te doen zonder exact op het maximum te gaan zitten.
6. Selectiecriteria
Hoe beoordeel je de voorstellen? Maak dit transparant:
| Criterium | Weging |
|---|---|
| Relevante ervaring | 30% |
| Aanpak en methodiek | 25% |
| Team en beschikbaarheid | 20% |
| Prijs | 15% |
| Culturele fit | 10% |
Door criteria vooraf te delen, weet het bureau waar het zich op moet richten. Dat levert betere voorstellen op.
Veelgemaakte fouten
1. Te vaag
“We willen een moderne, gebruiksvriendelijke website.” Dat staat in elke RFP. Het zegt niets. Wat betekent “modern” voor jouw organisatie? Welke gebruikers? Welke taken?
2. Te technisch
Een RFP die dicteert welk CMS, welke hosting, welke frameworks — dat is geen RFP, dat is een boodschappenlijst. Beschrijf het probleem, niet de oplossing. Laat het bureau de technische keuzes maken.
3. Geen budget noemen
Zie hierboven. Zonder budget-indicatie is een RFP een gokspel.
4. Te veel partijen uitnodigen
Meer dan 5 partijen uitnodigen is respectloos naar hun tijd en levert jou een onbeheersbaar selectieproces op. 3-4 is optimaal.
5. Prijs als doorslaggevend criterium
De goedkoopste bieder is zelden de beste. En de duurste ook niet. Beoordeel op waarde, niet op tarief.
Het RFP-proces
- Interne afstemming — scope, budget, criteria, tijdlijn (2-3 weken)
- Longlist — 6-8 bureaus identificeren via onderzoek en referenties (1 week)
- Shortlist — terugbrengen naar 3-4 op basis van portfolio en fit (1 week)
- RFP versturen — met duidelijke deadline, liefst 3-4 weken responstijd
- Q&A — één moment voor vragen, antwoorden delen met alle partijen
- Presentaties — 45-60 min per bureau, inclusief vragen
- Selectie — binnen 1 week na laatste presentatie
Totale doorlooptijd: 8-12 weken. Dat klinkt lang, maar het voorkomt maanden gedoe achteraf.
Verder lezen
Liever geen RFP-traject maar direct weten waar je staat? Start met een audit — €250 voor een professionele diagnose.